A política do viagens corporativas é essencial de modo a qualquer empresa de que preza pelo controle por custos e também igualmente similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Deter ESTES processos do viagens bem definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores permitam controlar ESTES gastos e qual ESTES colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é necessário qual a política do viagens faça Parcela do POR DIA a POR DIA por quem realiza as viagens e qual este engajamento garanta este cumprimento DE regras da empresa.
Pensando nisso, criamos um artigo completo para te auxiliar na criaçãeste da política do viagens corporativas. Continue usando a leitura e entenda o conceito e este passo a passo para construir e aplicar os processos da política por viagens na sua própria empresa!
O qual é e qual a importância por uma política do viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para este processo do viagens corporativas por uma empresa. Possui como objetivo aumentar este compliance e controle do custos usando viagens, além por prevenir erros em registros do despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política sãeste descritos os procedimentos de modo a a realização de viagens representando a empresa. Desde este processo do solicitaçãeste do serviços por viagem, às normas do valores de despesas e prestações de contas.
Este Genero de documento é crucial de modo a de que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por sua vez garante a segurança e bem-manter-se do colaborador.
Por de que deter uma política de viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia do quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Genero do controle nãeste é unicamente importante tais como essencial de modo a a saúdo financeira do 1 Empreendimento.
Seja viagem para fechar 1 contrato, para prestar um serviçeste, para participar por um treinamento ou destemido compromisso corporativo, deter uma previsão por gastos e a certeza de qual os reembolsos Seroada fabricados dentro dos padrões pode, inclusive, reduzir custos sem deixar o conforto do lado ou diminuir o número de viagens.
A política por viagens corporativas entra saiba como uma forma por padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo o fluxo da viagem, a partir de a compra DE passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado com demasiado Ainda mais assertividade.
Vale lembrar de que a política deve criar sentido com as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Usando este tempo, a política por viagens vai manter-se enraizada e trará muitos retornos positivos para todos quando o assunto é viagem corporativa.
O de que uma política do viagens corporativas precisa deter?
Uma política por viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a de que esta comunicaçãeste seja efetiva, é preciso que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Portanto, para evitar a má interpretação das regras e o baixo engajamento, a sua política de viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que o presente documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso tenha os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: ESTES funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes do despesas eles podem possibilitar gastar;
• Seja realista: A redução de custos é fundamental para seu programa por viagens, mas por nada adianta definir tetos por gastos baixíssimos se nãeste é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia de modo a responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na tua empresa, certifique-se de qual é responsabilidade de alguém validar se os membros da equipe estão usando a política e como Têm a possibilidade de ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalizaçãeste: Garanta qual a tua política de viagens possa ser aplicada em softwares por gestão por viagens, ESTES OBTs. Estas soluções são grandes aliadas de modo a sua própria gestão, é importante de que a política possa ser adaptada de modo a outros meios além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas de modo a atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo de modo a criar uma política por viagens corporativas
Uma boa política do viagens corporativas é pensada para que ESTES colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente de que você já sabe a importância do deter uma política do viagens corporativas bem definida, chegou a hora de conferir este passo a passo de modo a aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento por dados;
• Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento do viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos do solicitação, aprovação e prestaçãeste do contas;
• Etapa seis: Segurança e bem-estar;
• Etapa 7: Comunicação da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política do viagens, vamos lançar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou mesmo que, diversos setores têm interesse pelo resultado DE políticas e processos do viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa de modo a discutir a política de viagens. Variados perspectivas enriquecem este documento e farãeste com qual ele atenda de forma integral às necessidades por todos os envolvidos.
Constate quaisquer perfis qual podem ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável através visãeste estraté especialmentegica do Empreendimento, é importante que a sua própria visão seja incluída no processo, para que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos por viagem comumente são o segundo elevado custo de diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideraçãeste;
• Recursos humanos: Isento este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é precisamente? Este natural-manter-se, segurança e satisfação Destes colaboradores é essencial para qual este objetivo DE viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas do negócio interessadas: Quais os setores que mais viajam na sua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas para a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste das viagens precisará garantir este cumprimento das políticas e a eficácia do todo o programa do viagens, assim sendo é importante que participe desta construçãeste;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele de que deverá cumprir a política por viagens. Sua visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades em as viagens. O feedback é extremamente importante.
Este levantamento de dados orientará a criação DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos DE viagens já realizadas tais como: média de gastos, MODELOS por despesas Ainda mais utilizados, MODELOS do serviços, quais os setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato dos viajantes e as políticas
Multiplos perfis de viajante pedem multiplos políticas por viagem.
É comum qual, precisamente usando uma política do viagens definida, quaisquer grupos do viajantes tenham pontos fortes multiplos por outros da mesma empresa. 1 exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Estes casos acabam a ser tratados saiba como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este feição do exceção e usando isso perde-se o controle.
Assim sendo, nãeste tenha medo de criar políticas diferentes por acordo com este perfil dos grupos por viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.
Este retrato do viajante Pode vir a ser identificado na fase do levantamento de dados e construído utilizando base diversos critérios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Benefícios específicos;
Para além do perfil Destes viajantes, é necessário compreender qual o retrato de Empreendimento da sua empresa.
Este foco das AS SUAS viagens é com objetivos comerciais, de que podem possibilitar ser planejados com elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutenção por equipamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu negócio serão relevantes de modo a definir as normas do viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento de viagens
Este orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma Saber importantíssima para a construção DE regras do viagem e poderá ser definido globalmente, de modo a toda a companhia, dividido por área por negócio ou por Genero por despesa.
Este nível por detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, contudo será preciso qual o processo de gestão do serviços e despesas do viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Para além disso, a definição DE regras por despesas deve ser orientada a cumprir ESTES objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste dos custos de viagem.
⇒ Conheça ESTES 5 passos para um Orçamento do viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens corporativas
Presentemente que você já sabe quais ESTES tipos por viajantes, as propriedades DE viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
ServiçESTES pré-viagem, como a emissão do afoireos, são reservados e pagos previamente de que o colaborador embarque. Contudo Andam outras despesas, saiba como alimentaçãeste e táxi, realizadas em a viagem, qual não sãeste pagas com antecedência.
Neste caso, qual o recurso qual o viajante utilizará? Esta Sentido é importante pois impacta no fluxo por reembolsos e prestação por contas, e até mesmo no orçamento familiar por seus colaboradores.
Aqui estãeste várias pontos de atençãeste para se considerar ao definir o tipo do recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso do despesas: Este seu colaborador possui propriedade financeira de modo a arcar utilizando estas despesas e esperar até qual este ciclo por aprovações termine de modo a arrecadar este valor por volta?
Caso a sua intenção seja trabalhar somente usando este reembolso por despesas, recomendamos qual você repense. Em global, trabalhar apenas com o reembolso de despesas gera insatisfação nos colaboradores qual ficam utilizando este orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento de modo a a realização das despesas dos colaboradores evita o comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, contudo exige 1 controle ainda Muito mais necessário A cerca de as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, assim sendo a prestaçãeste por contas é 1 processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede ESTES valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você Pode vir a entender Muito mais Derivado do meios do pagamento do adiantamentos neste artigo e A respeito de os riscos deste processo no artigo Adiantamento de modo a despesas por viagens: tais como conter os riscos?
• Cartão de empréstimo corporativo: Esta opção além por nãeste comprometer o salário do colaborador, não compromete este caixa da tua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, a conciliação por inúmeras faturas do cartão do crédito Pode vir a ser 1 desafio, tais como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma soluçãeste qual permita conciliar AS SUAS faturas usando a prestaçãeste do contas dos colaboradores, assim este processo se torna Muito mais preciso e simplificado.
Defina regras para cada Genero do custo do viagem
Nas regras de despesas é essencial definir ESTES limites de forma clara, levando em consideraçãeste as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
De que tipo do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar 1 dos recursos cedidos pela empresa de modo a embolsar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Contudo Há outras possibilidades, como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
Este nível de detalhamento desta Sentido dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Classes de despesas reembolsáveis
De modo a definir quais despesas Seroada englobadas em tua política por viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas saiba como:
Quais as despesas Muito mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em méPOR DIA eles passam nos destinos? ESTES hotéis reservados precisam ser pagos no balcãeste?
Já os valores estipulados para cada Género por despesa podem possibilitar ser definidos usando base na mé especialmentePOR DIA histórica Destes seus viajantes e informações de mercado. Os benchmarks sãeste recursos valiosos para entender quanto companhias semelhantes à tua gastam nessas despesas.
Defina 1 teto de modo a as despesas, porém não restrinja AS SUAS opções utilizando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites de gastos, este viajante se sente Muito mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas utilizando Muito mais facilidade.
Veja certos pontos relevantes A respeito de ESTES principais tipos do despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir o valor máximo em refeições, leve em consideração este custo por alimentaçãeste em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os 2 cenários é gigantesca, deter políticas diferentes poderá ajudar sua própria empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo por refeições em sites como da Alelo e Sodexo, qual fornecem uma mé especialmentePOR DIA por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao feição flutuante do valor DE corridas, regras Acerca categoria por veículo e horário DE corridas podem possibilitar ser Muito mais assertivas e lançar Muito mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem vir a ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos tais como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestãeste de múltiplos aplicativos do mobilidade urbana, qual permitem a comparação entre vários fornecedores.
O importante nesta categoria de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o emprego do táxi.
• Reembolso por km: O valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. No artigo completo Derivado do despesas utilizando quilometragem, explicamos tais como construir o valor por km rodado. Clique aqui de modo a lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas para a contratação por serviços do viagem englobam tanto o processo de solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar do cada serviço de viagem deter suas particularidades, regras por antecedência para solicitação eram 1 ponto comum entre todos os MODELOS do serviço, já de que em geral garantem melhores tarifas.
Hoje, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência DE solicitações reduziu demasiado. Permitir a adquire de tarifas flexíveis, pode evitar perder o bilhete pelo caso do destemido imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas políticas práticas para garantir o controle do custos em viagens. Constate a seguir exemplos de políticas de aéreos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em afoireos, nem em algum momento este menor preçeste é O MAIS EFICAZ preçeste, então cuidado com este Espécie por política. Se este menor preço de aéreo for às 5h da manhã, você colocará do lado este natural-manter-se do colaborador? Ou ainda, este custo da hora extra do viajante compensa este valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Sentido da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência do solicitação (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia afoirea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença por custo nas localidades;
• Espécie de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das companhias não exige mais o compartilhamento do quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção do hotéis usando ou desprovido café da manhã – Uma recomendaçãeste é optar em algum momento por opções usando café, pois as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Tais como orientação e não obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua convénio com fornecedores do serviços, não deixe do especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido Destes processos de solicitaçãeste, aprovação e prestação por contas
Como sabemos, a política do viagens resulta tais como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.
Descreva de forma clara e objetiva pelo obter mais informações documento qual este procedimento para pedir serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá passar. 1 processo padronizado facilita a gestãeste Destes pedidos, a adquire e reserva de serviços, para além de aumentar o controle A cerca de ESTES custos.
Da mesma ESTILO, descreva as regras de modo a prestaçãeste por contas. Nesse caso, seus viajantes saberãeste saiba como justificar seus gastos, usando todas as informações qual seu time financeiro precisa de modo a a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e este controle de prestaçãeste de contas via planilhas, não são nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Assim sendo, considere adotar uma solução de modo a gestãeste de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie este fluxo por solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando qual se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validação das políticas no instante da seleçãeste dos serviçESTES, minimizando os custos de viagens e potencializando o seu controle e gestão.
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Etapa seis: Segurança e bem-estar
Se há algo qual a pandemia nos ensinou, foi a importância por deter orientações claras sobre saiba como proceder caso ocorram imprevistos.
Este bem-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a sua própria empresa. Portanto, dedique uma sessãeste em tua política para descrever os procedimentos e contatos de emergência de modo a garantir qual seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
⇒ Leia também igualmente similarmente identicamente conjuntamente: Duty of Care: o natural-estar do viajante nas viagens corporativas
Etapa 7: Comunicação da política do viagens corporativas
Por sua vez que você construiu tua política, este engajamento dos colaboradores dependerá do uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do documento.
Cá estão algumas ideias do comunicaçãeste de modo a conscientizaçãeste Acerca a política de viagens da empresa:
• Campanha de e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo das políticas em formato do infográfico;
• Lembrete usando as políticas 1 POR DIA previamente DE viagens;
• Validaçãeste automática de políticas pelo software por gestão por viagens;
• Aceite DE políticas pelo software por gestãeste por viagens.